Introduction : Pourquoi Maîtriser Fonctions, Formules et Graphiques est Crucial ?
L’omniprésence des tableurs : des outils indispensables au quotidien.
Que ce soit au bureau pour suivre des ventes, à la maison pour gérer un budget, ou pendant vos études pour analyser des données, les logiciels tableurs comme Microsoft Excel ou Google Sheets sont partout. Leur capacité à organiser, calculer et présenter l’information en fait des alliés incontournables dans de nombreuses situations. Maîtriser leurs bases n’est plus une option, mais une compétence essentielle.
Ce que ce guide va vous apporter : une feuille de route claire.
Ce guide tableur débutant est conçu pour être votre feuille de route dans l’univers des tableurs. Nous allons démystifier ensemble les fonctions essentielles, vous apprendre à construire des formules de base solides, et vous montrer comment créer des graphiques percutants. L’objectif est simple : vous donner les clés pour utiliser ces outils avec confiance et efficacité.
Pour qui est fait ce guide complet ? (Rappel du public cible)
Ce guide s’adresse principalement aux utilisateurs débutants ou intermédiaires qui souhaitent renforcer leurs compétences sur Excel, Google Sheets ou d’autres tableurs similaires. Que vous soyez étudiant, employé, entrepreneur, ou simplement curieux d’améliorer votre gestion de données personnelles, vous trouverez ici des explications claires et des exemples pratiques. Aucune connaissance préalable approfondie n’est requise.
Préparez-vous à booster votre productivité avec les tableurs !
En suivant ce guide pas à pas, vous allez acquérir des compétences directement applicables qui vous feront gagner un temps précieux. Fini les calculs manuels fastidieux ou les présentations de données confuses ! Préparez-vous à transformer votre manière de travailler avec les chiffres et à impressionner par votre nouvelle maîtrise des tableurs.
Les Fonctions Essentielles du Tableur : Votre Boîte à Outils Indispensable
Qu’est-ce qu’une fonction ? Simplifiez vos calculs !
Imaginez une fonction comme une formule pré-programmée qui réalise une tâche spécifique pour vous. Au lieu d’écrire A1+A2+A3+A4
, vous pouvez simplement utiliser la fonction SOMME(A1:A4)
. Les fonctions sont des raccourcis puissants qui simplifient les calculs complexes et rendent vos feuilles de calcul plus lisibles et moins sujettes aux erreurs. Elles sont un pilier des fonctions essentielles tableur.
Les incontournables : Fonctions mathématiques et statistiques de base
Ces fonctions sont le pain quotidien de l’utilisateur de tableur. Elles permettent d’effectuer rapidement les opérations mathématiques et statistiques les plus courantes.
SOMME : Additionner rapidement des plages de données.
La fonction SOMME
est sans doute la plus utilisée. Elle additionne toutes les valeurs numériques dans une plage de cellules spécifiée.
- Syntaxe :
=SOMME(plage)
- Exemple :
=SOMME(B2:B10)
additionne les valeurs des cellules B2 à B10. Indispensable pour calculer des totaux de ventes ou de dépenses.
MOYENNE : Calculer la moyenne facilement.
Comme son nom l’indique, la fonction MOYENNE
calcule la moyenne arithmétique des nombres dans une plage.
- Syntaxe :
=MOYENNE(plage)
- Exemple :
=MOYENNE(C2:C30)
calcule la note moyenne d’une classe.
MIN et MAX : Trouver les valeurs extrêmes.
Les fonctions MIN
et MAX
sont très utiles pour identifier rapidement la plus petite et la plus grande valeur dans un ensemble de données.
- Syntaxe :
=MIN(plage)
et=MAX(plage)
- Exemple :
=MIN(D2:D100)
trouve le prix le plus bas,=MAX(D2:D100)
trouve le prix le plus élevé.
NB et NBVAL : Compter les cellules efficacement.
Il est souvent nécessaire de compter le nombre d’éléments. NB
compte uniquement les cellules contenant des nombres, tandis que NBVAL
compte toutes les cellules non vides (nombres, texte, etc.).
- Syntaxe :
=NB(plage)
et=NBVAL(plage)
- Exemple :
=NB(E2:E50)
compte le nombre de participants ayant entré un score numérique.=NBVAL(A2:A50)
compte le nombre total de réponses soumises dans une colonne.
Prendre des décisions : Les fonctions logiques clés
Les fonctions logiques permettent à votre feuille de calcul de réagir différemment en fonction de certaines conditions. La fonction SI Excel (ou Google Sheets) est la star de cette catégorie.
La fonction SI : Exécuter des actions sous conditions.
La fonction SI
(IF en anglais) teste une condition et renvoie une valeur si la condition est VRAIE, et une autre valeur si elle est FAUSSE. C’est fondamental pour automatiser des décisions.
- Syntaxe :
=SI(test_logique; valeur_si_vrai; valeur_si_faux)
- Exemple :
=SI(A1>=10; "Admis"; "Refusé")
affiche “Admis” si la note en A1 est supérieure ou égale à 10, sinon “Refusé”.
Combiner les conditions avec ET et OU.
Parfois, une seule condition ne suffit pas. Les fonctions ET
(AND) et OU
(OR) s’utilisent souvent à l’intérieur d’une fonction SI
pour tester plusieurs conditions simultanément.
ET
exige que toutes les conditions soient vraies. Syntaxe :ET(condition1; condition2; ...)
OU
exige qu’au moins une des conditions soit vraie. Syntaxe :OU(condition1; condition2; ...)
- Exemple :
=SI(ET(B2="Vendu"; C2>100); "Bonus"; "Pas de bonus")
accorde un bonus seulement si le statut en B2 est “Vendu” ET que le montant en C2 est supérieur à 100.
Retrouver l’information : Fonctions de recherche et référence
Ces fonctions sont cruciales lorsque vous devez chercher une information dans une table de données et la ramener dans une autre partie de votre feuille. L’explication RECHERCHEV est souvent recherchée par les débutants.
RECHERCHEV (VLOOKUP) : Chercher des données verticalement (un classique !).
La fonction RECHERCHEV
(VLOOKUP) recherche une valeur dans la première colonne d’un tableau et renvoie la valeur correspondante située dans une autre colonne, sur la même ligne. C’est extrêmement puissant pour croiser des informations.
- Syntaxe :
=RECHERCHEV(valeur_cherchée; table_matrice; no_index_col; [valeur_proche])
valeur_cherchée
: Ce que vous cherchez.table_matrice
: La plage de cellules contenant le tableau de recherche (la 1ère colonne doit contenirvaleur_cherchée
).no_index_col
: Le numéro de la colonne du tableau contenant la valeur à renvoyer (1 pour la première colonne, 2 pour la deuxième, etc.).[valeur_proche]
:FAUX
(ou0
) pour une correspondance exacte (le plus courant),VRAI
(ou1
ou omis) pour une correspondance approximative.
- Exemple :
=RECHERCHEV(A2; Produits!A:C; 3; FAUX)
cherche la valeur de A2 dans la colonne A de la feuille “Produits” et renvoie le prix correspondant trouvé dans la colonne C (la 3ème colonne).
RECHERCHEH (HLOOKUP) : L’alternative horizontale. (Mentionner les alternatives modernes comme RECHERCHEX si pertinent)
La fonction RECHERCHEH
(HLOOKUP) fonctionne sur le même principe que RECHERCHEV
, mais elle recherche la valeur dans la première ligne d’un tableau et renvoie une valeur d’une autre ligne, dans la même colonne. Elle est moins fréquente car les données sont plus souvent organisées verticalement.
- Syntaxe : Similaire à
RECHERCHEV
, mais avecno_index_lig
au lieu deno_index_col
. - Note moderne : Si vous utilisez des versions récentes d’Excel (Microsoft 365) ou Google Sheets, la fonction
RECHERCHEX
(XLOOKUP) est une alternative beaucoup plus flexible et puissante qui remplace avantageusementRECHERCHEV
etRECHERCHEH
. Elle est plus facile à utiliser et évite certains de leurs pièges courants.
Manipuler le texte : Fonctions Texte utiles
Les tableurs ne servent pas qu’aux chiffres ! Ils offrent aussi des fonctions pratiques pour travailler avec du texte (chaînes de caractères).
CONCATENER (ou &) : Assembler des textes.
Pour joindre plusieurs éléments de texte en un seul. La fonction CONCATENER
(CONCATENATE) ou l’opérateur &
permettent de le faire facilement.
- Syntaxe :
=CONCATENER(texte1; [texte2]; ...)
outexte1 & texte2 & ...
- Exemple : Si A1 contient “Jean” et B1 “Dupont”,
=CONCATENER(A1; " "; B1)
ou=A1 & " " & B1
renverront “Jean Dupont”.
GAUCHE, DROITE, STXT : Extraire des parties de texte.
Ces fonctions permettent d’extraire un certain nombre de caractères depuis le début, la fin, ou le milieu d’une chaîne de texte.
GAUCHE(texte; nb_car)
: Extrait lesnb_car
premiers caractères.DROITE(texte; nb_car)
: Extrait lesnb_car
derniers caractères.STXT(texte; no_départ; nb_car)
: Extraitnb_car
caractères en commençant à la positionno_départ
.- Exemple : Si A1 contient “REF-12345”,
=DROITE(A1; 5)
renverra “12345”.
NBCAR : Compter les caractères.
La fonction NBCAR
(LEN) renvoie simplement le nombre de caractères dans une chaîne de texte (espaces compris).
- Syntaxe :
=NBCAR(texte)
- Exemple :
=NBCAR(A1)
renvoie la longueur du texte en A1. Utile pour vérifier des formats ou des longueurs de codes.
Gérer le temps : Fonctions Date et Heure pratiques
Travailler avec des dates et des heures est courant. Ces fonctions vous simplifient la vie.
AUJOURDHUI et MAINTENANT : Insérer la date et l’heure actuelles.
Ces fonctions insèrent la date ou la date et l’heure actuelles, et se mettent à jour automatiquement à chaque recalcul de la feuille.
AUJOURDHUI()
: Renvoie la date du jour.MAINTENANT()
: Renvoie la date et l’heure actuelles.- Syntaxe :
=AUJOURDHUI()
ou=MAINTENANT()
(les parenthèses sont vides mais obligatoires). - Exemple : Utile pour horodater des saisies ou calculer des échéances.
ANNEE, MOIS, JOUR : Extraire des éléments d’une date.
Pour analyser des données temporelles, il est souvent utile d’isoler l’année, le mois ou le jour d’une date complète.
ANNEE(date)
: Extrait l’année.MOIS(date)
: Extrait le mois (sous forme de nombre de 1 à 12).JOUR(date)
: Extrait le jour du mois (de 1 à 31).- Exemple : Si A1 contient “18/04/2025”,
=ANNEE(A1)
renvoie 2025,=MOIS(A1)
renvoie 4, et=JOUR(A1)
renvoie 18. Très pratique pour regrouper des données par mois ou année.
Maîtriser les Formules : Combiner les Fonctions pour plus de Puissance
Différence clé : Fonction vs Formule.
Il est important de bien distinguer ces deux termes. Une fonction est une opération prédéfinie (ex: SOMME
, SI
). Une formule est l’expression complète que vous tapez dans une cellule pour effectuer un calcul, commençant toujours par le signe égal (=
). Une formule peut contenir des valeurs, des références de cellules, des opérateurs (+, -, *, /) et, bien sûr, une ou plusieurs fonctions. Maîtriser les formules de base tableur implique de savoir comment combiner ces éléments.
La syntaxe d’une formule : les règles d’or à respecter.
Pour qu’une formule fonctionne, elle doit respecter une syntaxe précise :
- Elle commence toujours par
=
. - Les arguments d’une fonction sont entre parenthèses
()
et séparés par des points-virgules;
(ou des virgules,
selon vos paramètres régionaux). - Le texte doit être entouré de guillemets doubles
" "
. - Respectez l’ordre des opérations (PEMDAS/BODMAS : Parenthèses/Brackets, Exposants/Orders, Multiplication/Division, Addition/Soustraction). Utilisez des parenthèses pour forcer un ordre spécifique.
L’importance des références : Relatives, Absolues ($) et Mixtes.
Quand vous copiez une formule d’une cellule à une autre, les références de cellules s’ajustent par défaut : c’est la référence relative (ex: A1
). Si vous voulez qu’une référence reste fixe lors de la copie, vous devez utiliser une référence absolue en ajoutant le symbole dollar $
(ex: $A$1
). Une référence mixte fixe soit la colonne ($A1
), soit la ligne (A$1
).
Quand et pourquoi utiliser le symbole $ ?
Utilisez le symbole $
lorsque vous copiez une formule et qu’une partie de cette formule doit toujours pointer vers la même cellule ou la même ligne/colonne. Par exemple, si vous calculez une TVA (Taxe sur la Valeur Ajoutée) pour plusieurs produits, le taux de TVA est souvent dans une seule cellule (disons B1
). La formule pour le premier produit (en ligne 2) pourrait être =A2 * $B$1
. En copiant cette formule vers le bas, A2
deviendra A3
, A4
, etc. (relative), mais $B$1
restera toujours $B$1
(absolue). C’est crucial pour maîtriser les formules.
Créer des formules complexes : Imbriquer les fonctions.
La vraie puissance des formules réside dans la capacité à imbriquer des fonctions, c’est-à-dire utiliser le résultat d’une fonction comme argument pour une autre. Par exemple, vous pourriez vouloir afficher “Excellent” si la moyenne des notes est supérieure à 15, et “Bien” sinon.
- Exemple :
=SI(MOYENNE(C2:C10) > 15; "Excellent"; "Bien")
. Ici, la fonctionMOYENNE
est imbriquée dans la fonctionSI
.
Bonnes pratiques pour des formules lisibles et sans erreurs.
Des formules complexes peuvent vite devenir illisibles. Voici quelques conseils :
- Simplicité : Si une formule devient trop longue, essayez de la décomposer en plusieurs étapes dans des cellules intermédiaires.
- Nommer les plages : Attribuez des noms significatifs à vos plages de cellules (ex:
TauxTVA
au lieu de$B$1
). Cela rend les formules beaucoup plus compréhensibles. - Commentaires : Dans certains cas complexes, ajoutez un commentaire à la cellule pour expliquer la logique de la formule.
- Cohérence : Soyez cohérent dans votre façon d’écrire les formules.
Identifier et corriger les erreurs courantes (#N/A, #VALEUR!, #DIV/0!).
Voir une erreur comme #N/A
ou #VALEUR!
peut être frustrant. Comprendre leur signification est la première étape pour les corriger :
#N/A
(Non Disponible) : Souvent lié aux fonctions de recherche (RECHERCHEV
,RECHERCHEH
) qui ne trouvent pas la valeur cherchée. Vérifiez les données sources et la valeur cherchée.#VALEUR!
(Erreur de Valeur) : Survient quand le type de donnée n’est pas celui attendu par la fonction (ex: additionner du texte). Vérifiez les types de données dans les cellules référencées.#DIV/0!
(Division par Zéro) : Vous essayez de diviser un nombre par zéro ou par une cellule vide. Vérifiez le dénominateur de votre division.#NOM?
: Le tableur ne reconnaît pas le nom de la fonction ou une plage nommée. Vérifiez l’orthographe.#REF!
: La formule contient une référence de cellule invalide (souvent après suppression d’une ligne ou colonne).
L’Art de la Visualisation : Créer des Graphiques Parlants et Efficaces
Pourquoi visualiser vos données ? L’impact d’un bon graphique.
Un tableau rempli de chiffres peut être difficile à interpréter rapidement. La visualisation de données tableur transforme ces chiffres en images claires et compréhensibles. Un bon graphique permet de :
- Repérer instantanément des tendances, des schémas ou des anomalies.
- Comparer facilement différentes catégories ou périodes.
- Communiquer des informations complexes de manière simple et percutante.
Choisir le bon type de graphique pour votre message :
Le choix du type de graphique est crucial pour transmettre efficacement votre message. Voici les plus courants et quand les utiliser pour créer un graphique Excel ou Google Sheets pertinent :
Graphiques en barres/colonnes : Pour comparer des catégories.
Idéaux pour comparer des valeurs entre différentes catégories discrètes (ex: ventes par produit, population par ville). Les barres horizontales sont souvent préférables si les noms des catégories sont longs.
Graphiques en courbes/lignes : Pour montrer des tendances temporelles.
Parfaits pour visualiser l’évolution d’une ou plusieurs variables dans le temps (ex: évolution du chiffre d’affaires sur l’année, température moyenne mensuelle).
Graphiques en secteurs (camemberts) : Pour illustrer des proportions (avec modération !).
Les graphiques secteurs montrent comment un tout est divisé en parties (ex: parts de marché, répartition des dépenses). Utilisez-les avec parcimonie : ils deviennent vite illisibles avec plus de 5-6 parts et sont inadaptés pour comparer plusieurs ensembles.
Nuages de points : Pour visualiser les relations entre deux variables.
Utilisés pour déterminer s’il existe une corrélation entre deux ensembles de données numériques (ex: relation entre taille et poids, dépenses publicitaires et ventes). Chaque point représente une paire de valeurs.
Créer votre premier graphique : Tutoriel pas-à-pas.
Créer un graphique de base est simple :
- Sélectionnez les données que vous souhaitez visualiser, y compris les en-têtes de lignes et de colonnes.
- Allez dans l’onglet “Insertion” du ruban (Excel) ou du menu (Google Sheets).
- Choisissez le type de graphique souhaité dans la section “Graphiques”. Le logiciel propose souvent des recommandations.
- Le graphique apparaît sur votre feuille. Vous pouvez ensuite le déplacer et le redimensionner.
Personnalisation essentielle : Titres, légendes, étiquettes, couleurs.
Un graphique brut est rarement suffisant. Pour qu’il soit clair et professionnel :
- Donnez-lui un titre explicite.
- Assurez-vous que les axes sont correctement étiquetés (avec les unités si nécessaire).
- Utilisez une légende si vous représentez plusieurs séries de données.
- Ajoutez des étiquettes de données si besoin pour afficher les valeurs exactes.
- Choisissez des couleurs contrastées mais harmonieuses, en pensant à l’accessibilité (daltonisme).
Les pièges à éviter pour des graphiques clairs et honnêtes.
Un mauvais graphique peut induire en erreur. Méfiez-vous de :
- Axes tronqués : Un axe Y qui ne commence pas à zéro peut exagérer les différences.
- Surcharge d’informations : Trop de données ou trop d’éléments visuels (fioritures, 3D inutile) rendent le graphique illisible.
- Mauvais type de graphique : Utiliser un graphique en secteurs pour montrer une tendance temporelle, par exemple.
- Manque de contexte : Oublier les titres, les étiquettes ou les sources.
Application Pratique : Mettez Vos Nouvelles Compétences à l’Épreuve
Exemple 1 : Créer un tableau de suivi budgétaire simple (avec formules SOMME, SI).
Mettez en place une feuille avec les colonnes : Date
, Catégorie
, Description
, Revenu
, Dépense
.
- En bas de la colonne
Revenu
, utilisez=SOMME(D2:D100)
(adaptez la plage) pour le total des revenus. Faites de même pour les dépenses avec la colonneDépense
. - Calculez le solde :
Total Revenus - Total Dépenses
. - Ajoutez une colonne
Statut Dépense
. Si vous avez un budget par catégorie dans une autre colonne (ex:F
), utilisez=SI(E2>F2; "Dépassement"; "OK")
pour signaler les dépassements pour chaque dépense. Ce cas utilise bien les formules de base tableur.
Exemple 2 : Analyser des données de ventes basiques (avec MOYENNE, MAX et un graphique en barres).
Imaginez une feuille avec Produit
, Quantité Vendue
, Chiffre d'Affaires
.
- Calculez le chiffre d’affaires moyen par produit avec
=MOYENNE(C2:C50)
. - Identifiez le produit ayant généré le plus de chiffre d’affaires avec
=MAX(C2:C50)
(vous pouvez utiliserRECHERCHEV
ensuite pour retrouver le nom du produit correspondant à ce max). - Sélectionnez les colonnes
Produit
etChiffre d'Affaires
, puis insérez un graphique en barres pour visualiser facilement la performance de chaque produit. C’est une analyse de données simple mais efficace.
Exemple 3 : Utiliser RECHERCHEV pour croiser des informations entre deux tableaux.
Vous avez une feuille “Commandes” avec ID Commande
, ID Client
, ID Produit
, Quantité
. Vous avez une autre feuille “Produits” avec ID Produit
, Nom Produit
, Prix Unitaire
.
- Dans la feuille “Commandes”, ajoutez une colonne “Nom Produit”. Utilisez la formule
=RECHERCHEV(C2; Produits!A:B; 2; FAUX)
(en supposant queID Produit
est en colonne C de “Commandes” et queID Produit
etNom Produit
sont en colonnes A et B de “Produits”). Copiez la formule vers le bas. - Ajoutez une colonne “Prix Unitaire” et utilisez une
RECHERCHEV
similaire pour récupérer le prix depuis la feuille “Produits”. - Vous pouvez ensuite calculer le montant total de chaque commande (
Quantité * Prix Unitaire
).
Foire Aux Questions (FAQ) sur les Bases des Tableurs
Quelle est la meilleure façon d’apprendre Excel ou Google Sheets ?
Il n’y a pas de méthode unique, mais une combinaison fonctionne bien :
- Commencez par les bases solides (comme les concepts de ce guide).
- Pratiquez régulièrement, idéalement sur des projets concrets qui vous intéressent ou vous sont utiles (budget perso, suivi pro…).
- Explorez l’aide intégrée du logiciel et les tutoriels en ligne (YouTube, blogs spécialisés).
- N’ayez pas peur d’expérimenter !
Peut-on utiliser les mêmes fonctions/formules dans Excel et Google Sheets ?
Pour la grande majorité des fonctions essentielles (SOMME
, MOYENNE
, SI
, RECHERCHEV
, etc.) et la syntaxe de base des formules, la réponse est oui. Les différences apparaissent surtout sur des fonctions très avancées, spécifiques ou plus récentes (comme RECHERCHEX
qui est arrivé plus tôt sur Excel 365). La transition de l’un à l’autre est généralement assez fluide pour les usages courants.
Comment gérer de très grandes quantités de données ? (Introduction aux Tableaux Croisés Dynamiques si pertinent)
Lorsque vos tableaux deviennent très volumineux (milliers de lignes), les formules simples peuvent atteindre leurs limites ou ralentir votre fichier. L’outil par excellence pour analyser et synthétiser rapidement de grandes quantités de données est le Tableau Croisé Dynamique (TCD ou Pivot Table). Il permet de regrouper, sommer, compter, moyenner vos données selon différents axes d’analyse de manière interactive, sans écrire de formules complexes. Pensez aussi aux fonctions de tri et de filtre pour explorer vos données.
Où trouver de l’aide ou des tutoriels plus avancés ?
Une fois les bases maîtrisées, vous pouvez approfondir :
- Documentation officielle : Support Microsoft Office et Aide Google Sheets.
- Forums spécialisés : Des communautés en ligne (comme les forums Excel, Stack Overflow) où poser des questions précises.
- Blogs et Chaînes YouTube : De nombreux experts partagent astuces et tutoriels (ex: Le CFO masqué, ExcelIsFun sur YouTube – même si en anglais, très visuel).
- Formations en ligne : Des plateformes comme Coursera, Udemy, LinkedIn Learning proposent des cours structurés pour tous les niveaux.
Conclusion : Prêt à Exploiter Tout le Potentiel des Tableurs ?
Récapitulatif rapide des compétences clés abordées.
Félicitations ! Vous avez parcouru les fondamentaux des tableurs : comprendre et utiliser les fonctions essentielles (calcul, logique, recherche, texte, date), construire et maîtriser les formules avec les bonnes références, et enfin, créer des graphiques clairs pour visualiser vos données. Ces compétences constituent une base solide pour travailler efficacement.
L’importance de la pratique pour consolider vos acquis.
La lecture de ce guide est une excellente première étape, mais la clé du succès réside dans la pratique. Essayez d’appliquer ce que vous avez appris à vos propres fichiers, expérimentez avec les fonctions et les formules, créez des graphiques pour vos rapports. C’est en faisant que vous ancrerez durablement ces connaissances.
Prochaines étapes : Explorez des fonctionnalités plus avancées !
Le monde des tableurs est vaste ! Une fois à l’aise avec ces bases, vous pourriez explorer :
- Les Tableaux Croisés Dynamiques (TCD) pour l’analyse de données.
- La Mise en Forme Conditionnelle pour faire ressortir des informations visuellement.
- Des fonctions plus spécifiques (financières, statistiques avancées).
- L’automatisation avec les Macros (VBA pour Excel, Google Apps Script pour Sheets).
- Les outils d’importation et de transformation de données (Power Query dans Excel).
Appel à l’action : Partagez cet article ou posez vos questions en commentaire !
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